نرم افزار بایگانی اسناد چیست و چه ویژگی هایی دارد ؟

آرشیو اسناد اداری یکی از نیازهای مهم هر کسب و کار و سازمان می باشد. آرشیو کردن اسناد به صورت دستی و سنتی نیازمند وقت و هزینه زیادی است , به همین علت مدیران سازمان از نرم‌افزار مدیریت اسناد جهت آرشیو و دیجیتالی کردن اسناد و مستنداتی که در سازمان تولید می‌شوند، استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار بایگانی اسناد یا DMS ابزاری است که برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی، مدیریت، و بازیابی اسناد و مدارک مختلف در سازمان ها  استفاده می شود . این نرم‌افزار به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا حجم بالایی اسناد و مدارک خود را به شکلی کارآمد مدیریت کنند و از آن‌ برای بهبود روند کاری استفاده کند.

چرا کسب و کار ها باید از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنند ؟

همانطور که گفتیم نرم افزار بایگانی اسناد به سازمان ها این امکان را می دهد تا بتوانند در سریع ترین زمان ممکن اسناد را جستوجو کنند که این کار باعث صرفه جویی در هزینه و زمان می شود . علاوه بر این، با کمک نرم افزار آرشیو اسناد می توانید به اسناد دیجیتالی و فایل‌های خود از هر کجا دسترسی داشته باشید یا آن‌ها را بررسی و جستوجو کنید.

سازمان بدون استفاده از نرم افزارهای آرشیو و بایگانی، علاوه بر تحمیل هزینه‌های سنگین ، باعث آسیب بیشتر به محیط زیست، کاهش بهره‌وری ، کاهش توان رقابتی سازمان,  آسیب‌پذیری داده‌ها و اسناد می‌شود.

برخی از مزایای نرم افزار مدیریت اسناد 

استفاده از نرم‌افزار آرشیو و بایگانی اسناد در سازمان ها برای مدیریت، ذخیره‌سازی و دسترسی سریع به اسناد مزایای متعددی دارد. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی اشاره می‌کنم:

• صرفه‌جویی در زمان
• کاهش نیاز به فضای فیزیکی
• افزایش امنیت اسناد و مدارک سازمان
• کاهش خطای انسانی
• سازمان‌دهی بهتر اطلاعات
• کاهش هزینه های سازمانی در خصوص خرید کاغذ و…

چه سازمان هایی به نرم افزار بایگانی اسناد نیاز دارند ؟

• سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت مدارک و اسناد مالی، حقوقی نیاز به این سیستم دارند .
• مراکز دولتی جهت حفظ سوابق و اطلاعات اداری و پرسنل می توانند از نرم افزار آرشیو اسناد استفاده کنند .
• مراکز آموزشی برای نگهداری اسناد تحصیلی، پژوهشی و اجرایی.
• موسسات پزشکی برای ذخیره‌سازی پرونده‌های بیماران و سوابق درمانی.

با استفاده از این نرم‌افزارها، مدیریت اسناد آسان‌تر، سریع‌تر و امن‌تر انجام می‌شود و سازمان‌ها می‌توانند به شکل مؤثرتری به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

معیار های انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد

انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS) مناسب، نیازمند توجه به معیارها و ویژگی‌هایی است سازمان به آن نیاز دارد . در اینجا برخی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد آورده شده است :

1. سهولت استفاده و رابط کاربری (User Interface): نرم‌افزار باید دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسند باشد تا همه کاربران، حتی کاربرانی که تخصص فنی ندارند، بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند
2. امکانات جستجوی پیشرفته : توانایی جستجوی سریع و پیشرفته با استفاده از کلیدواژه‌ها، فیلترها و … از مهم‌ترین معیارها است. این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد اسناد را به راحتی پیدا کنند.
3. قابلیت نسخه‌بندی (Versioning) : ذخیره نسخه‌های مختلف از یک سند و امکان بازگشت به نسخه‌های قدیمی یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای مدیریت اسناد است، مخصوصاً برای مدیریت تغییرات در سازمان.
4. مدیریت دسترسی و امنیت : نرم‌افزار باید دارای سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران مختلف باشد و از مکانیزم‌های امنیتی پیشرفته مانند رمزگذاری، کنترل دسترسی بر اساس نقش، و احراز هویت چندمرحله‌ای استفاده کند تا از اطلاعات حساس محافظت شود.
5. قابلیت ادغام با سایر سیستم‌ها : نرم‌افزار باید امکان ادغام با سایر نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان مانند ایمیل، CRM، نرم‌افزارهای حسابداری و سیستم‌های اتوماسیون اداری را داشته باشد.
6. پشتیبانی از فرمت‌های متنوع : توانایی پشتیبانی از فرمت‌های مختلف اسناد (مانند PDF، Word، Excel، تصاویر و غیره) به کاربران کمک می‌کند تا بتوانند هر نوع سندی را مدیریت کنند.
7. سیستم مدیریت گردش کار (Workflow) : نرم‌افزار مدیریت اسناد باید دارای سیستم مدیریت گردش کار باشد که امکان ارسال خودکار اسناد به کاربران مربوطه برای بررسی یا تأیید را فراهم کند.
8. امکان استفاده در فضای ابری یا لوکال : بسته به نیاز سازمان، نرم‌افزار باید قابلیت اجرا در فضای ابری (Cloud) یا به صورت محلی (On-Premise) را داشته باشد. فضای ابری مزایایی مانند دسترسی از راه دور و پشتیبان‌گیری خودکار دارد.
9. پشتیبانی فنی و آموزش : شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار باید پشتیبانی فنی مناسب ارائه دهد و مستندات و آموزش‌های لازم برای استفاده بهینه از نرم‌افزار را برای کاربران فراهم کند.
10. مقیاس‌پذیری (Scalability) : نرم‌افزار مدیریت اسناد باید قابلیت گسترش و پاسخگویی به نیازهای روزافزون سازمان را در آینده داشته باشد، مانند افزایش حجم اسناد یا تعداد کاربران.
11. پشتیبانی از چند زبانه بودن : اگر سازمان شما در محیط‌های چندزبانه فعالیت می‌کند، نرم‌افزار باید امکان پشتیبانی از زبان‌های مختلف را داشته باشد.

این معیارها به شما کمک می‌کند تا نرم‌افزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای سازمان باشد و فرآیند مدیریت اسناد را بهینه‌تر و امن‌تر کند. همچنین دقت در انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد مناسب به سازمان کمک می کند تا به صور موثرتر وکارآمد اسناد را مدیریت و بهره وری سازمان را افزایش دهد.

نرم افزار مدیریت اسناد پیوند

نرم افزار مدیریت اسناد پیوند یکی از زیر سیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند می باشد که هدف آن مدیریت اسناد در سازمان است . برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت اسناد پیوند عبارت‌اند از:

• یکپارچگی با نرم‌افزارهای Office
• قابلیت OCR
• یکپارچکی با اتوماسیون اداری پیوند
• امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد
• ساخت فرم های اطلاعاتی
• امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها
• امکان جستجو روی اسناد
• تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد
• و …

یکی از بهترین نرم افزار های بایگانی اسناد در ایران نرم افزار مدیریت اسناد شرکت سماتوس می باشد که امکانات زیادی را به صورت تحت وب در اختیار کاربران قرار می دهد . برای دریافت اطلاعات بیشتر و دریافت دمو و مشاوره رایگان باشماره ۰۵۱۳۷۱۷۸ تماس بگیرید و یا به ادرس https://samatoos.ir/ مراجعه کنید.