بهترین نرم افزار مدیریت و حسابداری رستوران و فست فود

فرقی نمی‌کند صاحب یک رستوران کوچک باشید یا بزرگ؛ درهرصورت به یک نرم افزار خوب برای حسابداری نیاز دارید. نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا راحت‌تر به درآمد و هزینه‌های خود دسترسی داشته باشید و همین‌طور تا حدود زیادی به کنترل سرمایه شما کمک می‌کند. اگر به‌دنبال نرم افزار حسابداری رستوران هستید، با ما همراه باشید تا ویژگی‌های بهترین نرم افزار رستوران را با هم بررسی کنیم.

•   پشتیبانی از زبان فارسی

یکی از مهم‌ترین نکات برای انتخاب نرم افزار رستوران و فست فود، پشتیبانی از زبان فارسی است. ممکن است یکی از کارمندان شما به زبان انگلیسی تسلط نداشته باشد و یا هنگام کار با نرم افزار به اصطلاحات تخصصی برخورد کنید که شما را سردرگم کنند؛ بنابراین سعی کنید از نرم‌افزارهای ایرانی استفاده کنید که تمام قسمت آن به زبان فارسی باشید تا در هنگام بروز مشکل، به‌راحتی قادر به رفع آن باشید.

•   قابلیت تعریف کاربر با دسترسی‌های ویژه

از نرم‌افزاری استفاده کنید که بتوانید به هر کاربر یک دسترسی خاص بدهید. به‌طورمثال برخی اطلاعات تنها باید در اختیار مدیر باشد و لزومی ندارد که حسابدار از آن مطلع شود، با تعریف کاربر در یک نقش خاص می‌توانید دسترسی‌های وی را کنترل کنید. در برخی مواقع کارکنان نیز باید دسترسی‌های متفاوتی از یکدیگر داشته باشند؛ به‌طورمثال بخش حسابداری مربوط به موجودی مواد اولیه و بخش رسیدگی به سفارش‌ها لزومی ندارد که به اطلاعات یکدیگر دسترسی داشته باشند.

•  سازگار با دستگاه کارت‌خوان

حساب کردن سفارش‌ها مشتری به‌صورت دستی، فرایند وقت‌گیری است. بهترین نرم افزار رستوران باید قابلیت سازگاری با دستگاه کارت‌خوان را داشته باشد تا بتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن برای مشتری فاکتور صادر کنید. اتصال به کارت‌خوان باعث می‌شود که صورت‌حساب سفارش مشتری به‌صورت دقیق و با سرعت بیشتر آماده شود؛ همچنین هنگام گزارش‌گیری از کارت‌خوان، به‌راحتی می‌توان اطلاعات ثبت شده را تطبیق داد و در صورت بروز مشکل، آن را پیگیری کرد.

•     گزارش‌گیری

باید از نرم‌افزاری استفاده کنید که قابلیت گزارش‌گیری از هر بخش را داشته باشد تا بتوانید به بهترین شکل هزینه‌های خود را کنترل کنید؛ همچنین استفاده از گزارش‌های مقایسه‌ای می‌تواند به پیشرفت شما کمک زیادی بکند. علاوه‌بر این، گزارش‌گیری باید تنوع زیادی داشته باشد و بتوان از هر بخش گزارش گرفت. تحلیل گزارش‌ها باعث بهبود روند کسب‌وکار و تصمیم‌گیری راحت‌تر و عاقلانه‌تر برای آینده رستوران است. گزارش‌گیری باید انعطاف‌های زیادی داشته باشد؛ به‌طورمثال بتوان گزارش‌های هر بازه زمانی را دریافت کرد و یا  به گزارش‌های هر بخش را به‌صورت جداگانه دسترسی داشت.

•  کارکرد ساده

تلاش کنید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید که به‌راحتی قابل نصب است و همین‌طور استفاده از آن و وارد کردن اطلاعات، سخت نباشد. رابط کاربری ساده نرم افزار به شما و کارمندان‌تان کمک می‌کند که سرعت بالاتری داشته باشید و از سردرگمی دور بمانید. رابط کاربری بهترین نرم افزار حسابداری، باید در بالاترین کیفیت باشد و دسترسی به همه امکانات ساده باشد؛ دکمه‌ها و قابلیت‌ها باید در بهترین مکان ممکن قرار داشته باشند تا هنگام ثبت اطلاعات، به تسریع روند آن کمک کند.

•  به‌روزرسانی

قابلیت ارتقا و به‌روزرسانی یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری رستوران است. معمولاً در به‌روزرسانی مشکلاتی که در نرم افزار وجود دارند رفع می‌شوند و یا امکانات جدید به آن اضافه می‌شوند. یک نرم افزار رستوران خوب، برای ماندن در لیست بهترین نرم افزار رستوران، باید به‌صورت مستمر و البته تأثیرگذار به‌روزرسانی ارائه نماید.

•  امکان اتصال به چاپگر

پرینت از گزارش‌ها، یکی از نیازهای اساسی برای مدیریت هزینه است. هنگام بررسی گزارش‌ها و یا صورت‌حساب مشتریان و بسیاری موارد دیگر، باید اطلاعات را چاپ کرد. از نرم‌افزاری استفاده کنید که برای اتصال به پرینتر شما را به دردسر نیندازد و به راحت‌ترین شکل پاسخگوی این نیاز شما باشد.

•  اتصال به فروشگاه اینترنتی

اگر به‌صورت اینترنتی نیز سفارش می‌گیرید، بسیار مهم است که نرم افزار رستوران شما قابلیت اتصال به فروشگاه آنلاین را هم داشته باشد؛ زیرا در این صورت شما امکان ثبت اطلاعات دقیق‌تری دارید و در گزارش‌ها نیز می‌توانید به‌صورت دقیق‌تر عملکرد خود را بررسی کنید. به‌طورمثال با ثبت هزینه و درآمد از فروش اینترنتی به‌صورت مستقل و بررسی گزارش آن، می‌توانید تحلیل که آیا سفارش‌گیری به‌صورت اینترنتی برای رستوران شما سودی دارد؟ و یا می‌توانید بررسی کنید که می‌توانید روی این بخش سرمایه‌گذاری کنید و به آن قابلیت‌های جدید اضافه کنید یا نه.

•  امنیت

امنیت از مهم‌ترین بخش‌های هر نرم‌افزاری محسوب می‌شود. نرم افزار رستوران شما باید دارای امنیت بالایی باشد و از اطلاعات شما محافظت کند؛ زیرا درز این اطلاعات ممکن است شما و کسب‌وکارتان را دچار مشکل سازد. فرقی نمی‌کند اطلاعات مربوط به کدام بخش، درهرصورت باید به بهترین شکل ممکن تحت امنیت باشد. یک مورد دیگر مربوط به امنیت، رمز ورود هر کاربر است. کاربران باید توانایی تعیین رمزهای قوی که شامل اعداد، علائم، حروف بزرگ و کوچک هستند را داشته باشند تا امکان دسترسی به‌حساب آن‌ها وجود نداشته باشد.

•  پشتیبان‌گیری از اطلاعات

بسیار مهم است که به‌صورت خودکار، از اطلاعات شما پشتیبان‌گیری شود تا در صورت قطع ناگهانی برق و یا حتی خراب‌شدن سیستم، دچار مشکل نشوید. همچنین دسترسی به اطلاعات بک‌آپ، در عین ساده بودن باید امن هم باشد. برای بسیاری از ما پیش‌آمده که حین کار با کامپیوتر و نرم افزار، برق قطع شود و اطلاعات و عملیاتی که انجام دادیم از دست برود؛ اما یک نرم افزار حسابداری رستوران باید به‌صورت خودکار تمام اطلاعاتی که وارد می‌شوند را ثبت کند تا در صورت بروز مشکل، مجبور به  ثبت دوباره اطلاعات یا ازدست‌رفتن بخشی از آن نشویم.

•  نرم افزار تحت وب

هنگامی که مدیر یا کارمند، توانایی حضور در شرکت را ندارند، می‌توانند از طریق این نوع نرم افزار به اطلاعات دسترسی داشته باشند تا بتوانند به بخشی از وظایف خود عمل کنند. به‌طورمثال کسی که وظیفه کنترل موجودی انبار را دارد، با یک روز غیبت می‌تواند باعث اختلال در نظم شود؛ اما با دسترسی از این طریق می‌تواند به اصلی‌ترین وظایف خود عمل کند و یا هر زمان که مدیر (حتی خارج از محیط رستوران) احتیاج به دسترسی به گزارش‌ها داشته باشد، می‌تواند از طریق نرم افزار تحت وب به اطلاعات موردنظر دسترسی داشته باشد. این ویژگی از مهم‌ترین ویژگی‌هاست؛ اما تعداد نرم‌افزارهایی که به این صورت ارائه می‌شوند بسیار پایین است.

•  مدیریت موجودی

معمولاً رستورانها از موادغذایی متنوعی استفاده می‌کنند؛ بنابراین بسیار مهم است که در صورت اتمام یک محصول و یا پایین آمدن تعداد آن به‌سرعت اقدام به جایگزینی آن نمود. مدیریت موجودی از جمله مواردی است که از بی‌نظمی در خرید موادغذایی (هزینه) جلوگیری می‌کند.

•  دسته‌بندی غذا

قابلیت دسته‌بندی غذا باعث افزایش سرعت در ثبت سفارش مشتری می‌شود؛ همچنین در قسمت گزارش‌ها می‌توانید اطلاعات دقیق‌تری به دست بیاورید.

•  قابلیت پشتیبانی

حتماً از نرم افزار رستورانی استفاده کنید که در صورت بروز مشکل بتوانید پشتیبانی بگیرید. برخی از مشکلات نرم افزار بسیار تخصصی هستند و رفع آن‌ها بسیار سخت می‌باشد. پشتیبانی ۲۴ ساعته یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار رستوران می‌باشد؛ زیرا کمک می‌کند تا مشکل شما در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل شود.

•  قابلیت اتصال به crm و نرم‌افزارهای مدیریتی

اتصال به نرم افزار مدیریتی باعث می‌شود که اطلاعات دقیق‌تری ثبت شوند و در نهایت آمار دقیق‌تری از درآمد و هزینه‌ها داشته باشیم.

•  تبدیل گزارش‌ها به اکسل

اکسل یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای حسابداری بوده و بررسی آن ساده‌تر است؛ یکی از ویژگی‌های بهترین نرم افزار رستوران، پشتیبانی از فایل اکسل می‌باشد.

•  راهنمای نرم افزار

نرم افزار باید راهنمای کامل و جامعی داشته باشد که بتوان قدم‌به‌قدم با آن پیش رفت و با تمام ویژگی‌ها و بخش‌های مختلف نرم افزار آشنا شد.

•  سرعت

سرعت شامل دو بخش می‌شود: سرعت در ثبت اطلاعات و سرعت در پردازش ورودی‌ها. ثبت اطلاعات باید علاوه بر ساده بودن، سرعت بالایی هم داشته باشد و همین‌طور پس از ثبت اطلاعات به‌سرعت آن را پردازش کند و بتوان در بخش‌های مختلف گزارش‌ها، این اطلاعات را مشاهده کرد.

•  گرافیک مناسب

بهترین نرم افزار حسابداری ترجیحاً باید دارای گرافیک خوب باشد و محیط آن به‌اصطلاح خشک و خسته‌کننده نباشد تا کاربری که زمان زیادی را با این نرم افزار کار می‌کند دچار مشکل نشود.

•  قیمت مناسب

باتوجه‌ به اطلاعاتی که یک نرم افزار حسابداری ارائه می‌کند، باید قیمت مناسبی هم داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری معمولی، نمی‌تواند قیمتی برابر با  بهترین نرم افزار رستوران داشته باشد. اگر صاحب یک رستوران بزرگ هستید و کارمندان زیادی و تعداد مشتریان و سفارش‌های شما بالاست، در خرید نرم افزار حسابداری رستوران نباید خساست به خرج دهید! بدون توجه به قیمت، نرم‌افزاری را پیدا کنید که مطابق معیارها و نیاز رستوران شما باشد.

کلام آخر

تحقیق برای یافتن یک نرم افزار مناسب، از مهم‌ترین اقدامات برای رستوران است. حتماً توجه کنید که نرم افزار حسابداری رستوران شما ویژگی‌هایی که ذکر کردیم را بسته به نیاز شما داشته باشد. با حسابداری درست و اصولی می‌توانید علاوه بر مدیریت دخل‌وخرج، به توسعه کسب‌وکار خود کمک کنید. نرم افزارهایی همچون باران، سپیدز، آریا، محک، سپند و… هم اکنون در بازار ایران وجود دارند که هر کدام مزایا خاص خود را دارند. مثلا با استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران و فست فود گروه نرم‌افزاری باران می‌توانید از یک سال پشتیبانی تلفنی و اینترنتی رایگان، نصب رایگان، آموزش رایگان به پرسنل و فیلم‌های آموزشی رایگان برای کاربران سیستم بهره ببرید. همچنین مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار رستوران، شامل:  نصب روی ویندوزهای مختلف با حداقل امکانات سخت‌افزاری، نصب روی سیستم‌های کامپیوتری مختلف، نصب روی دستگاه‌های صندوق فروشگاهی (POS)، آپدیت‌های منظم و بک‌آپ‌گیری اتومات روزانه و بسیاری امکانات منحصربه‌فرد دیگر بهره‌مند شوید. نرم افزار رستوران و فست فود باران، علاوه بر امکانات گسترده‌ای که دارد، محیط کاربری ساده‌ای دارد و استفاده از آن احتیاج به تخصص خاصی ندارد.

جهت آشنایی بیشتر با بهترین نرم افزار حسابداری رستوران و مقایسه آن‌ها، مطالعه این مقاله همشهری آنلاین را به شما توصیه می‌کنیم.