مزایا و معایب سیستم حضور و غیاب موبایلی

مهمترین مزایای سامانه حضور و غیاب آنلاین (موبایلی)

1. انعطاف پذیری در ثبت تردد پرسنل: با استفاده از سیستم حضور غیاب کلود، کارمندان می توانند به راحتی با استفاده از دستگاه های تلفن همراه خود ورود، خروج، درخواست مرخصی، تبدیل دیرآمدگی به مرخصی و …انجام دهند. بنابراین مدیریت تردد پرسنل دورکار نیز به راحتی میسر می‌شود.
2. دقت بالا: با توجه به ثبت تردد با موبایل و در مواردی امکان استفاده از GPS و تعیین لوکیشن برای ثبت تردد پرسنل، زمان ورود و خروج به درستی و با ضریب بالایی از دقت ثبت می‌شود. در نرم افزار حضور غیاب آنلاین، امکان هرگونه جعل در ثبت اطلاعات توسط سایر کارمندان تقریبا نزدیک صفر است. در این سیستم‌ها علاوه بر اینکه نرم افزار برای هر پرسنل به صورت جداگانه روی دستگاهموبایل فرد نصب می‌شود، امکان تعریف یکسری اطلاعات هویتی مانند اثر انگشت، چهره و …برای ثبت دقیق‌تر اطلاعات وجود دارد. کاهش خطاهای انسانی مرتبط با ثبت حضور و غیاب سنتی در گزارش‌گیری از دیگر مزایای این سیستم است.
3. مانیتورینگ در لحظه اطلاعات: از مهمترین مزایای پیاده سازی سیستم‌های کنترل تردد آنلاین، رصد لحظه‌ای اطلاعات ثبت شده در سیستم است. این قابلیت گزینه فوق‌العاده‌ای برای مدیرانی است که به دلایل مختلف در محل سازمان حضور ندارند. به کمک گزارشات این برنامه می‌توان تعداد افراد حاضر و غیاب در سازمان را مشاهده کرد.
4. گزارش‌گیری کارآمد: از دیگر ویژگی‌های سیستم کنترل تردد کلود، ارائه گزارش‌های پیشرفته با قابلیت سفارشی سازی است. همچنین امکان پیاده سازی گزارشات به صورت مصور و نموداری است که تصمیم گیری را برای مدیران راحتر می‌کند. این قابلیت به واحد منابع انسانی کمک بسزایی در تهیه گزارش‌های تردد پرسنل و چگونگی اجرایی شدن قوانین حضور و غیاب پرسنل دارد.
5. صرفه جویی در هزینه‌ها: استفاده از سیستم حضور غیاب بدون دستگاه و با استفاده از تلفن همراه، به طور چشمگیری در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی می‌کند. در واقع سازمان‌ها علاوه بر عدم نیاز به خرید دستگاه حضور غیاب، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات نیز ندارند.
6. افزایش امنیت: بسیاری از سیستم‌های کنترل تردد آنلاین امکان تعیین احراز هویت به روش‌های بیومتریک را درا هستد. همچنین در این سیستم‌ها می‌توان قابلیت احراز هویت دو مرحله‌ای را پیاده سازی کرد که این روش برای سازمان‌هایی با سطح امنیت بالا مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین به دلیل پیاده سازی سامانه حضور غیاب موبایلی در بستر کلود و با توجه به استفاده از پروتکل‌های امنیتی استاندارد، امنیت نگهداری اطلاعات به مراتب بیشتر از سیستم‌های ویندوزی است. در این سیستم، امکان به سرقت رفتن اطلاعات یا از بین رفتن اطلاعات به دلیل خرابی سیستم کامپیوتری وجود ندارد.
7. مقررات پذیری بیشتر: اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی به دلیل ساختار هوشمندانه خود، امکان رصد لحظه‌ای وضعیت حضور و غیاب، زمان استراحت و به طور کلی چگونگی رعایت قوانین تردد سازمان توسط پرسنل فراهم می‌شود.

 

8. افزایش شفافیت درون سازمانی سازمانی: دسترسی کارمندان به اطلاعات تردد خود (امکان مشاهده ریز جزئیات اطلاعات حضور و غیاب، مرخصی، تعجیل و تاخیر حضور در سازمان) به طرز چشمگیری در شفاف‌سازی روابط بین پرسنل و سازمان تاثیرگذار است و علاوه بر افزایش رضایتمندی، مانع از بسیاری از مشکلات پیش بینی نشده می‌شود. همچنین با دسترسی به داده‌های تردد به نوعی احساس مسئولیت پذیری و استقلال را در کارمندان پرورش می‌دهد.
9. امکان مدیریت پرسنل دورکار: با توجه به قابلیت ثبت تردد با استفاده از گوشی تلفن همراه و تعیین لوکیشن و GPS به راحتی می‌توان با پرسنل که در موقعیت جغرافیایی دیگر قرار دارند همکاری کرد و از مهارت و دانش آن‌ها در راستای اهداف سازمانی استفاده کرد.
10. ادغام با سایر سیستم‌ها: از دیگر مزایای سیستم کنترل تردد کلود، امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها از جمله سیستم‌های حقوق و دستمزد و… را دارا است. به این ترتیب برای محسابه حقوق و دستمزد پرسنل نیاز به خروجی گرفتن از سیستم حضور و غیاب و انتقال به سیستم حقوق و دستمزد نیست و اطلاعات مورد نیاز به سیستم محاسبه حقوق و دستمزد منتقل می‌شود.
11. قابلیت تعریف شیفت‌بندی‌های مختلف: با توجه به اینکه این نرم افزار قبل استفاده برای سازمان‌های بزرگ و کوچک است، در این نرم افزار به راحتی امکان تعریف شیفت‌بندی‌های متنوع و بر اساس نیاز مجموعه فراهم شده است. انواع شیفت آزاد، چرخشی، ثابت، شناور و… که قابلیت سفارشی سازی بر اساس قوانین مجموعه شما است. همچنین در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانوتایم ۳۶۰، امکان تعریف میزان تاخیر و تعجیل مجاز، تعیین تایم استراحت، شیفت شیر و … در نظر گرفته شده است.
12. افزایش بهره‌وری: با توجه به امکان ثبت تردد از طریق تلفن همراه و عدم لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب مانع از تشکیل صف‌های طولانی و هدر رفت وقت در زمان ثبت حضور و غیاب کارمندان می‌شود. در واقع کاهش زمان مورد نیاز برای ثبت حضور و غیاب کارمندان از طریق دستگاه‌های سنتی، باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.
13. قابل استفاده برای سازمان‌هایی با چندین شعبه: یکی از مهمترین مزایای سامانه حضور غیاب آنلاین مبتنی بر کلود، امکان پیاده سازی در سازمان‌هایی با چندین شعبه است. بخصوص اگر در این سازمان‌ها پرسنل گردشی در شعب مختلف وجود داشته باشد. با استفاده از این سیستم به راحتی امکان ادغام و یکپارچه سازی اطلاعات حضور غیاب چندین شعبه فراهم می‌شود و نیاز به گزارشگیری از چندین سیستم مختلف و فیلتر کردن اطلاعات برای بدست آوردن اطلاعات کارکرد پرسنل نیست.

معایب پیاده سازی سیستم حضور و غیاب موبایلی:

۱. وابستگی به فناوری: سیستم‌های حضور و غیاب کلود (اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی) نیازمند اتصالات اینترنتی پایدار و دستگاه‌های تلفن همراه با قابلیت نصب اپلیکیشن هستند. بنابراین در مناطقی با اتصال ضعیف یا مشکلات فنی استفاده از سیستم چالش‌برانگیز است. به همین منظور مشاوران ما در نانوتایم، پیش از راه اندازی سیستم اقدامات لازم جهت بررسی پیش‌نیازهای پیاده سازی را بررسی خواهند کرد و سپس نسبت به نصب و راه اندازی اقدام می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت https://nanotime.ir مراجعه نمائید.

۲. نگرانی های امنیتی: ذخیره داده های حضور و غیاب در فرمت دیجیتال نگرانی هایی را در مورد امنیت داده ها و نقض حریم خصوصی ایجاد می کند و به اقدامات امنیتی قوی برای محافظت از اطلاعات حساس نیاز دارد. هرچند ارائه دهندگان سرویس حضور و غیاب آنلاین، از سرورهایی مجهز به پروتکل های امنیتی قوی و استاندار استفاده می‌کنند و مانع از هرگونه خرابکاری و هک اطلاعات می‌شوند.

۳. الزامات آموزشی: کارمندان ممکن است برای استفاده بهینه از سامانه حضور و غیاب موبایلی نیاز به آموزش داشته باشند آموزش نیاز داشته باشند، بخصوص در مواردی که کارکنان از سطح دانش پایینی نسبت به فناوری برخوردار هستند. در چنین مواردی پیشنهاد ما تهیه ویدئوهای آموزشی برای استفاده از همگان است تا در صورت نیاز چندین و چند مرتبه ویدئو مورد نظر را تماشا کنند.

۴. احتمال سوء استفاده: در صورت عدم نظارت مناسب بخصوص در مورد سازمان‌هایی که دارای پرسنل دورکار هستن یا باید در لوکیشن غیر از محل شرکت کار کنند، امکان سوء استفاده وجود دارد. در چنین مواردی بهتر است از یک ولیدیتور و یا قابلیت GPS و ثبت لوکیشن برای جلوگیری از هرگونه سو استفاده احتمالی استفاده کرد.

 

معرفی بهترین اپلیکیشن‌های حضور غیاب موبایلی در ایران:

اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی نانوتایم ۳۶۰: نرم افزار  نانوتایم ۳۶۰، پیاده سازی شده در بستر کلود با قابلیت ثبت و مدیریت تردد آنلاین بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب است. با استفاده از این سامانه امکان ثبت تردد با دستگاه ساعت‌زنی و اپلیکیشن نانوتایم ۳۶۰ (Employee attendance app) وجود دارد و داده‌های دستگاه به صورت آنلاین در بستر کلود ذخیره می‌شود. از مهمترین مزایای سامانه حضور غیاب کلود نانوتایم ۳۶۰، امکان سفارشی سازی پکیج بر اساس تعداد پرسنل و مدیران است. به عناون مثال این سامانه قابل پیاده سازی در یک سازمان با ده پرسنل و سازمانی با بیش از ۱۰۰۰ پرسنل است. همچنین با توجه به مقیاس سازمان امکان اضافه کردن تعداد بیشتری مدیر (متناسب با سطوح مختلف سازمانی) در نظر گرفته شده است. این سامانه علاوه بر اپلیکیشن موبایلی قابل استفاده از طریق مرورگر وب است. از دیگر مشخصات این اپلیکیشن، آموزش کامل نحوه استفاده توسط تیم متخصص بههمراه خدمات پشتیبانی قدرتمند تیم نانوتایم است.

 

نرم افزار حضور و غیاب اتنسی: این نرم افزار که از زیرمجموعه نرم افزارهای کمپانی کسری است به طور مشخص برای سازمان‌‌هایی با تعداد پرسنل کم و متوسط در نظر گرفته شده است. هرچند این نرم افزار قابل ارتقا به نسخه آوید را دارد.

حضور و غیاب آنلاین دینگ: از دیگر فعالان حوزه حضور و غیاب آنلاین، نرم افزار دینگ است. هرچند از جمله اولین‌های این مارکت محسوب می‌شود اما تا به امروز تغییراتی جهت همسویی با نیاز مارکت و پیاده سازی در بستر کلود را انجام نداده است.

نرم افزار کاوان: در این نرم افزار که کلود پایه است شما امکان مشاهده و مدیریت ساعات کاری، مرخصی و اضافه کاری با امکان ثبت درخواست‌های مختلف توسط کارمندان را خواهید داشت.