آموزش استفاده از Dropbox – دراپ باکس برای گرفتن بکاپ

یادگیری نحوه استفاده از دراپ باکس برای اطمینان از محفوظ ماندن اطلاعات ضروری است. برای گرفتن بکاپ از فایل‌ها، دراپ باکس یکی از بهترین بسترهای موجود است. در این مطلب به آموزش استفاده از Dropbox خواهیم پرداخت.

 

به گزارش پایگاه خبری اقتصادی، برخی اطلاعات، که در قالب صفر و یک درون سیستم‌های کامپیوتری و گجت‌های هوشمندمان ذخیره شده‌اند، از هوای لازم برای تنفس کردن نیز برایمان اهمیت بیشتری دارند، به همین دلیل باید با جان و دل از آن‌ها مراقبت کنیم. با استفاده از Dropbox از مصون ماندن داده‌ها و اطلاعاتتان مطمئن خواهید شد، چرا که آن‌ها در فضای ابری (کلاد) نگهداری می‌شوند.

بررسی دلیل نیاز به استفاده از Dropbox

برخی کاربران، نسخه‌های پشتیبان فایل‌هایشان را در همان جایی نگهداری می‌کنند که خود فایل اورجینال وجود دارد! به این ترتیب اگر حادثه‌ای برای دستگاه یا حافظه آن رخ بدهد، فایل اورجینال و بکاپ آن هر دو با هم از بین خواهند رفت. حالت دیگر می‌تواند بکاپ گرفتن روی یک هارد اکسترنال باشد که همچنان ایده مناسبی نیست؛ اگر کیف حاوی لپ تاپ و هارد اکسترنال شما به سرقت رفته یا مفقود شود، از دوری فایل‌ها و اطلاعاتتان دق خواهید کرد! استفاده از Dropbox سبب از بین رفتن این نگرانی‌ها می‌شود.

دراپ باکس یکی از محبوب‌ترین و پراستفاده‌ترین سرویس‌دهندگان خدمات میزبانی تحت وب است. جالب است بدانید یکی از موسس‌های این سرویس ذخیره‌سازی ابری، آقای آرش فردوسی، فردی ایرانی – آمریکایی است. امکان استفاده از Dropbox به صورت نامحدود وجود نداشته و در حالت پیش‌فرض، یک میزان حجم مشخص در اختیار کاربر قرار داده می‌شود، مگر این که با پرداخت هزینه، یکی از اشتراک‌های این سرویس را خریداری کنید. با این حال فضای اختصاص یافته در نسخه رایگان، برای نگهداری فایل‌های ضروری کاملا کفایت می‌کند.

مزیت مهم دیگر دراپ باکس، فراهم شدن امکان دسترسی به فایل‌ها از هر جای دنیا است. به این ترتیب از همراه داشتن فایل‌ها درون یک هارد اکسترنال یا فلش مموری بی‌نیاز شده و اجباری برای کپی کردن آن‌ها در سیستم کامپیوتری، لپ تاپ و گوشی و تبلت وجود نخواهد داشت، چرا که همیشه از طریق یک مرورگر وب، قابل دسترسی هستند. در ادامه به آموزش ساخت حساب کاربری و استفاده از دراپ باکس خواهیم پرداخت.

ساخت حساب کاربری در دراپ باکس

داخل مرورگر، آدرس dropbox.com/register را وارد کنید تا به صفحه ثبت نام حساب کاربری جدید در دراپ باکس وارد شوید. اگر پیش از این یک حساب کاربری در این سرویس ایجاد کرده و اکنون فقط در پی یادگیری نحوه استفاده از Dropbox هستید، از این قسمت مطلب عبور کنید.

اطلاعات مورد نیاز را در فیلدهای واقع در گوشه بالا و سمت راست صفحه وارد کنید. این چهار فیلد به ترتیب نام کوچک، نام خانوادگی، ایمیل و پسورد هستند. برای ثبت نام از ایمیل اصلی خود استفاده کنید، ایمیلی که امنیت آن را نیز به وسیله فعال‌سازی احراز هویت دو مرحله‌ای تامین کرده‌اید، چرا که دست یافتن دیگران به این ایمیل، به معنی دست یافتن به حساب شما در دراپ باکس و تمامی فایل‌های درون آن است. برای ایمنی بیشتر، یک پسورد قوی برای حساب کاربری‌تان برگزینید.

تیک گزینه I agree to Dropbox Terms در زیر فیلد ایمیل را بزنید.

روی گزینه Create an Account کلیک کنید تا حساب کاربری جدیدی ایجاد ‌شود. همانند بسیاری از سرویس‌های بر بستر وب، برای استفاده از Dropbox نیز می‌توانید از همان حساب کاربری خود در گوگل برای لاگین کردن استفاده کنید. برای این کار، به جای ایجاد اکانت جدید، مستقیما گزینه Sign Up With Google را انتخاب کنید. اکنون می‌توانید با نصب اپلیکیشن دسکتاپ دراپ باکس، بدون استفاده از مرورگر وب از آن بهره ببرید. نحوه انجام این کار نیز در همین مطلب ذکر شده است.

استفاده آنلاین از دراپ باکس

وارد صفحه خانه دراپ باکس به آدرس dropbox.com/home شوید. با این کار در صورت لاگین بودن به حساب کاربری خود، به صفحه خانه وارد خواهید شد، در غیر این صورت ابتدا می‌بایست وارد حساب کاربری‌تان شوید.

با کلیک روی گزینه My Files همانند تصویر بالا، وارد صفحه فایل‌های حساب کاربری خود می‌شوید. در صورتی که به تازگی اکانت خود را ایجاد کرده‌اید، این صفحه خالی است، اما بعد از استفاده از Dropbox مملو از فایل‌های ارزشمند خواهد شد.

گزینه‌های دیگری نیز در اینجا وجود دارند که به ترتیب مورد بررسی قرار می‌دهیم.

• Sharing: هر فایل یا فولدری که اجازه مشاهده یا ویرایش آن‌ها را به دیگر کاربران دراپ باکس داده‌اید، در اینجا رویت خواهد شد.
• File Requests: در این قسمت درخواست‌های معطل و در انتظار تایید نمایان می‌شوند. در واقع آن‌ها دعوت‌نامه‌هایی هستند که شما برای دیگر کاربران ارسال کرده و از آن‌ها درخواست می‌کنید یک سری فایل مشخص را بارگذاری کنند. فایل‌های آپلود شده بر اساس درخواست‌هاس شما در این قسمت دیده خواهند شد.

• Deleted Files: امکان مشاهده فایل‌های حذف شده طی سی روز اخیر در این قسمت فراهم است. می‌توان پیش از فرا رسیدن سی روز، فایل‌ها را به صورت دستی به طور دائمی حذف یا آن‌ها را بازیابی کرد.

از قرارگیری در صفحه My Files مطمئن شوید. در صورت کلیک روی هر یک از سه گزینه بالا پیش از این، گزینه My Files واقع در گوشه بالا و سمت چپ صفحه را برگزینید تا به صفحه فایل‌های من برگردید.

به منظور استفاده از Dropbox و بارگذاری فایل در حساب کاربری خود، در بالا و سمت راست صفحه روی گزینه Upload کلیک کنید. با این کار یک پنجره مرورگر فایل در سیستم عامل باز خواهد شد. در ادامه می‌توانید فایل‌ها و فولدرهای مورد نظرتان را انتخاب کنید.

بعد از اتخاب تکی یا گروهی فایل‌ها، در پنجره مرورگر فایل باز شده، گزینه Open را انتخاب کنید.

تا اتمام بارگذاری فایل‌های انتخابی منتظر بمانید. بعد از آپلود همه آن‌ها، می‌توانید از طریق هر کامپیوتر یا گوشی موبایل از سرتاسر دنیا به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. به عبارتی از این پس برای استفاده از Dropbox و دسترسی به فایل‌های مورد نیازتان، فقط به یک مرورگر وب احتیاج خواهید داشت.

برای دسته‌بندی فایل‌ها و مدیریت بهتر آن‌ها، فولدرهای مختلفی ایجاد کنید. روی گزینه New Folder کلیک کرده و بعد از برگزیدن نامی برای آن، دکمه اینتر را فشار دهید. می‌توانید با استفاده از تکنیک کشیدن و رها کردن (درگ اند دراپ)، فایل‌ها را در فولدرها بارگذاری کنید.

برای استفاده از Dropbox به منظور دریافت یک فایل، ابتدا تیک کنار نام آن را زده و سپس روی گزینه Download در سمت راست صفحه کلیک کنید. اگر در اینجا تیک کنار اسم چند فایل را بزنید، بعد از کلیک روی Download، همه آن‌ها با هم دریافت خواهند شد. دراپ باکس حتی امکان دانلود فولدر را نیز به کاربران می‌دهد.

برای خروج از دراپ باکس، به سادگی تب مرورگری که در حال حاضر درون آن مشغول کار با حساب کاربری‌تان در دراپ باکس هستید را ببندید. خوشبختانه حساب کاربری‌تان با وجود بستن تب همچنان لاگین باقی می‌ماند، به همین دلیل در صورت ورود مجدد به وب سایت، دیگر نیزی به وارد کردن مجددا اطلاعات لاگین نخواهید بود. در صورتی که به غیر از سیستم کامپیوتری یا گوشی هوشمند شخصی خود به حسابتان وارد شده‌اید، پیش از بستن تب، ابتدا از آن خارج (Log Out / Sign Out) شوید. برای آسودگی کار با این سرویس ذخیره‌سازی ابری می‌توانید از ورژن دسکتاپ یا موبایل آن بهره ببرید.

استفاده از دراپ باکس در گوشی

نسخه مربوط به اندروید یا آی او اس اپلیکیشن موبایل دراپ باکس را از فروشگاه Google Play Store یا App Store دریافت کنید.

با ورود به اپلیکیشن، برای استفاده از Dropbox باید اطلاعات اکانت را وارد و لاگین کنید.

برای این کار گزینه Sign In واقع در پایین صفحه را لمس کنید.

بعد از لاگین، ابتدا وارد صفحه هوم خواهید شد. در این صفحه فایل‌های اضافه شده یا ویرایش شده اخیر را مشاهده می‌کنید. همیشه می‌توانید با لمس آیکون هوم قرار گرفته در گوشه پایین و سمت چپ صفحه، به این صفحه بازگردید. در برخی سیستم عامل‌های اندروید، این تب به جای Home با عنوان Recents نمایش داده می‌شود.

در ادامه سایر گزینه‌ها را بررسی خواهیم کرد. در سیستم عامل اندروید برای دیدن گزینه‌های زیر ابتدا می‌بایست آیکون منوی همبرگری واقع در گوشه بالا و سمت راست رابط کاربری را لمس کنید.

• Files: در اینجا تمامی فایل‌ها و فولدرهای بارگذاری شده درون حساب کاربری‌تان نمایش داده می‌شوند. در این قسمت همه چیز بر اساس نوع فایل مرتب خواهد شد. به عنوان نمونه اسناد و تصاویر به صورت جداگانه مرتب می‌شوند.
• Photos: از آنجایی که دلیل استفاده از Dropbox برای بسیاری از کاربران، تهیه نسخه پشتیبانی از عکس‌های خود است، برای دسترسی سریع به فایل‌های تصویری، یک تب جداگانه برای آن‌ها در نظر گرفته شده است.
• Offline: هر فایل یا فولدری که پیشتر به منظور نمایش در حالت آفلاین انتخاب کرده‌اید، در این قسمت نمایان می‌شود. امکان استفاده از آن‌ها حتی در زمان عدم اتصال به اینترنت نیز وجود دارد.

روی آیکون بعلاوه آبی رنگ ضربه بزنید. در اندروید این آیکون در پایین و گوشه سمت راست و در آی او اس، در وسط پایین‌ترین قسمت رابط کاربری قرار دارد. با این کار یک منو به صورت پاپ آپ باز خواهد شد.

برای بارگذاری هر نوع فایل به جز تصویر یا ویدیو، گزینه Upload Files را لمس کنید. به منظور آپلود فایل‌های چند رسانه‌ای روی گزینه Upload Photos Or Videos ضربه بزنید.

یک یا چند فایل را انتخاب کرده و سپس گزینه Next در بالا و سمت راست صفحه را لمس کنید. در سیستم عامل‌های اندروید می‌بایست بعد از انتخاب فایل‌ها، روی Upload ضربه بزنید.

گزینه Choose a Folder را انتخاب کنید. این گزینه زیر عبارت Upload To قرار دارد.

در ادامه برای استفاده از Dropbox گزینه Set Location را برگزینید.

روی دکمه Upload واقع در بالا و سمت راست صفحه ضربه بزنید. با این کار، آغاز فرآیند بارگذاری فایل(ها) به شما اعلام خواهد شد. در اینجا می‌توان پیش از لمس دکمه Upload، نام فایل را تغییر داد.

برای دانلود یک تصویر، آن را لمس کرده و انگشتتان را نگه دارید. سپس در منوی پاپ آپ باز شده، Save to Camera Roll را انتخاب کنید. در نسخه موبایل دراپ باکس امکان دانلود دیگر انواع فایل‌ها به جز عکس‌ها وجود ندارد. در سیستم عامل اندروید، روی آیکون v واقع در گوشه بالا و سمت راست صفحه ضربه زده و بعد از انتخاب Export، گزینه Save To Device را لمس کنید.

استفاده از دراپ باکس در دسکتاپ

برای استفاده از Dropbox در دسکتاپ به آدرس dropbox.com/install بروید.

در صفحه باز شده، روی Download Dropbox کلیک کنید.

بعد از دریافت فایل نصبی، آن را اجرا کنید. این فرآیند بر اساس سیستم عامل سیستم کامپیوتری‌تان متفاوت خواهد بود.

• ویندوز: روی فایل DropboxInstaller دو مرتبه کلیک کرده و بعد از باز شدن صفحه، گزینه Yes را انتخاب کنید. برای استفاده از Dropbox در دسکتاپ تا اتمام فرآیند نصب منتظر بمانید.
• مک: روی فایل Dropbox دو مرتبه کلیک کرده و شروع فرآیند دانلود را تایید کنید. سپس روی آیکون دراپ باکس کلیک کرده و بعد از انتخاب I already have a Dropbox account، روی Continue کلیک کنید.

در صورت باز شدن صفحه لاگین، اطلاعات اکانت خود را وارد کنید.

نحوه استفاده از Dropbox برای بارگذاری فایل‌ها، بسته به سیستم عامل متفاوت است:

• ویندوز: وارد منوی استارت (Start) شده و بعد از کلیک روی آیکون File Explorer، در سمت چپ ویندوز، آدرس یک فایل را انتخاب کنید. بعد از یک کلیک روی یک فایل یا فولدر، برای کپی شدن آن در کلیپ بورد دو کلید Ctrl + C را فشار دهید.
• مک: وارد فایندر (Finder) شده و در سمت چپ ویندوز، یک آدرس فایل را برگزینید. بعد از انتخاب یک فایل یا فولدر، روی Edit کلیک کرده و در ادامه Copy را انتخاب کنید.

برای استفاده از Dropbox وارد آن شوید. در ویندوز نام برنامه را در استارت و در مک، نام آن را در اسپات لایت وارد و در ادامه روی آیکون دراپ باکس کلیک کنید.

برای کپی کردن فایل‌های انتخاب شده در دراپ باکس، در ویندوز دو کلید ترکیبی Ctrl + V و در مک دو کلید Command + V را فشار دهید. با این کار فایل‌ها ابتدا داخل فولدر دراپ باکس کپی خواهند شد تا در ادامه داخل حساب کاربری‌تان در کلاد بارگذاری شوند. بعد از اتمام آپلود، دسترسی به آن‌ها از طریق هر کامپیوتری یا گوشی موبایل دیگری امکان‌پذیر خواهد بود.